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Warum der Materialanlage-Prozess in vielen deutschen SAP-Landschaften zum unterschätzten Effizienz-Killer geworden ist und wie SAP Build Process Automation die richtige Antwort darauf liefert.
Auf den ersten Blick wirkt der Prozess simpel: Material anlegen, Sichten pflegen, freigeben. Wer ihn aber genauer betrachtet, findet fast immer dieselben Engpässe.
1. Verteilte Verantwortlichkeiten
Ein vollständiger Materialstamm in S/4HANA umfasst je nach Materialart und Konfiguration weit über 100 Pflichtfelder, verteilt auf mehr als ein Dutzend Sichten:
Grunddaten, Vertrieb, Disposition, Buchhaltung, Werksdaten, Lagerorte, Klassifizierung. Diese Felder gehören organisatorisch in unterschiedliche Hände: Stammdaten, Disposition, Controlling, Vertrieb, Einkauf. Jeder Wechsel zwischen diesen Verantwortlichkeiten ist ein potenzieller Bruch im Prozess.
2. Kein gemeinsamer Trigger
Ein Vertriebskollege schreibt eine E-Mail, ein Disponent ruft an, ein Excel-Sheet landet im Posteingang. Der Auslöser ist selten standardisiert, also auch der Prozess nicht.
3. Manuelle Validierung
Existiert das Material schon? Ist die vorgeschlagene Werks- und Bewertungs-Konstellation konsistent? Passen Mengeneinheit und Spracheinstellung? Diese Prüfungen passieren heute oft im Kopf der Stammdaten-Verantwortlichen und werden mit steigendem Volumen zunehmend zur Fehlerquelle.
4. Duplikate und Inkonsistenzen
Wenn drei Werke unabhängig voneinander Materialien anlegen, entstehen schnell Dubletten mit allen Folgen für Disposition, Reporting und spätere Konsolidierung.
Dass dieser Prozess kein Einzelproblem ist, zeigen Erfahrungswerte aus der Praxis: SAP-Kunden berichten regelmäßig von mehr als 1.000 manuellen Arbeitsstunden pro Jahr, die allein in die Materialanlage fließen.
SAP Build Process Automation (BPA) ist die offizielle Low-Code-Automatisierungsplattform von SAP, beheimatet auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Sie kombiniert vier Bausteine, die genau für solche Prozesse gemacht sind:
● Workflows – geführte Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse inkl. Monitoring.
● Aktionen – automatisierte Tätigkeiten in SAP- und Nicht-SAP-Systemen
● Decision Management – regelbasierte Entscheidungslogik
● Embedded AI – z. B. zur Verarbeitung eingehender Dokumente
Strategisch passt BPA exakt in das, was SAP selbst seit Jahren als verbindlichen Architekturansatz fordert: Clean Core mit Side-by-Side-Extensions. Erweiterungen werden nicht mehr als Z-Code im Kern abgelegt, sondern als entkoppelte Anwendungen auf der BTP. Damit bleibt das S/4HANA-System upgrade-fähig und Sie sind anschlussfähig für die KI-Welle, die SAP über Joule und Joule Studio gerade im Markt etabliert.
Der DSAG-Investitionsreport 2026 bestätigt diese Richtung: BTP ist mit 39 Prozent geplanter hoher und mittlerer Investitionen die wichtigste Lösung im SAP-Portfolio. Für Anwendungsentwicklung und Automatisierung auf BTP planen 27 Prozent der DACH-Unternehmen entsprechende Budgets, ein deutlicher Anstieg gegenüber 17 Prozent vor zwei Jahren.
Mit anderen Worten: BPA ist nicht der nächste Trendvorschlag. Es ist der Weg, den SAP-Anwenderunternehmen ohnehin gehen.
Theorie ist gut, Praxis ist besser. Was passiert, wenn man BPA auf den Materialanlage-Prozess anwendet?
Standardisierter Einstieg. Statt E-Mails und Anrufen gibt es ein digitales Formular oder einen Excel-Upload. Anforderungen kommen strukturiert ins System – mit allen Pflichtfeldern und einer ersten Validierung.
Automatisierte Vorprüfung. Der Workflow prüft sofort: Existiert das Material schon? Sind Werks-, Bewertungs- und Vertriebskonstellation konsistent? Stimmen die Mengeneinheiten zur Sprachpflege? Was vorher Stunden manueller Recherche bedeutete, passiert in Sekunden.
Mehrstufige Genehmigung. Disposition, Controlling und Vertrieb erhalten parallel oder sequenziell ihre Tasks mit klarer Verantwortlichkeit, Eskalationspfaden und SLA-Überwachung.
Anlage über Standard-APIs. BPA legt das Material über die offiziellen OData-Services (API_PRODUCT_SRV oder die modernere v4-Variante API_PRODUCT_2) in S/4HANA an. Kein Z-Code, keine Modifikation am Kern, voll Clean-Core-konform.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit. Jeder Schritt: Anforderung, Validierung, Freigabe oder Anlage ist dokumentiert. Audit-tauglich, ohne Excel-Listen.
Exception Handling. Was nicht eindeutig automatisierbar ist wie etwa neue Klassifizierungen oder Sonderfälle landet sauber bei einem menschlichen Bearbeiter, mit allen Kontextinformationen.
Die belastbarsten Zahlen kommen aus realen Implementierungen bei Mittelständlern und Konzernen. Ein typisches Bild:
● 70 % weniger Bearbeitungsaufwand im Materialanlage-Prozess
● 1.000+ Arbeitsstunden Einsparung pro Jahr in mittelgroßen Stammdaten-Teams
● Nahezu 0 Duplikate durch automatische Vorprüfung
● Implementierungsdauer von 4 bis 8 Wochen für einen ersten produktiven Use Case
Wichtig: Diese Zahlen entstehen nicht über Nacht. Sie sind das Ergebnis eines strukturierten Vorgehens. Und genau hier scheitern viele BPA-Projekte, die ohne spezifisches SAP-Know-how angegangen werden. BPA ist mächtig, aber sie ersetzt keine Domänen-Expertise. Wer die Tücken der OData-Schnittstellen, der Sichten-Verwaltung in S/4HANA oder die Feld-Logik nicht kennt, baut schnell einen Workflow, der in 80 % der Fälle funktioniert, und genau die fehlenden 20 % machen den Unterschied zwischen einer schönen Demo und einem produktiven System.
Aus unserer Projekterfahrung kristallisiert sich ein Vorgehen heraus, das in 4 bis 8 Wochen produktiv geht:
Woche 1–2: Process Discovery. Wir analysieren Ihren tatsächlichen Materialanlage-Prozess. Welche Sichten? Welche Pflichtfelder pro Materialart? Wer ist beteiligt? Was sind die häufigsten Fehlerquellen? Ergebnis: ein vollständiges Mapping aller relevanten Felder, Sichten und Beteiligten.
Woche 2–4: API- und Mapping-Setup. Wir konfigurieren die OData-Anbindung an Ihr S/4HANA-System – in der Regel über API_PRODUCT_SRV oder, bei Greenfield-Szenarien, über API_PRODUCT_2 (OData v4). CSRF-Token, Sprachenhandling, Feldwerte und Parameter werden sauber abgestimmt.
Woche 4–6: Build und Test. Workflow, Formulare, Genehmigungslogik und automatisierte Anlage werden gebaut. Parallel laufen Integrationstests gegen Ihr Q-System.
Woche 6–8: Go-Live und Enablement. Pilot mit ausgewählten Teilnehmern und Schulung der Key-User und Administratoren zur sauberen Übergabe an den Kunden.
Damit Sie eine ehrliche Einordnung haben:
BPA passt sehr gut, wenn:
● der Prozess wiederkehrend ist und ausreichend Volumen hat
● die Geschäftsregeln im Wesentlichen deterministisch sind
● Sie auf SAP-Standard-APIs aufsetzen können
● mehrere Beteiligte mit klaren Verantwortlichkeiten involviert sind
BPA ist nicht das richtige Werkzeug, wenn:
● der Prozess hochgradig kundenindividuell mit komplexer Z-Logik ist (hier braucht es zuerst einen Clean-Core-Cleanup)
● das Volumen so klein ist, dass sich der Build-Aufwand nicht amortisiert
● die Entscheidungen wirklich kreativ und nicht regelbasiert sind
Ein guter Indikator: Wenn Sie Ihren Prozess in einer Stunde an einer Tafel skizzieren können und dabei mehr als zwei Personen unterschiedliche Schritte ausführen, ist BPA mit hoher Wahrscheinlichkeit der richtige Hebel.
Heute ist ein guter Zeitpunkt mit SAP Build Process Automation zu starten:
Die Materialanlage ist dabei einer der besten Einstiegs-Use-Cases: hohes Volumen, klare Regeln, messbarer ROI, geringes Risiko – und ein Schmerzpunkt, den jeder im Unternehmen kennt.
Wir bei ORAI sind genau auf diese Themen spezialisiert: SAP-Tiefe trifft auf BPA- und BTP-Expertise. Wir kennen die Fallstricke der Material-OData-APIs wir wissen, welche Sichten in welcher Reihenfolge gepflegt werden müssen, und wir bringen Ihren ersten produktiven Use Case in vier bis acht Wochen ans Ziel.
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